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Frequently asked questions to use Nefelex.

If you have any question, we are available 24/7 at soporte@nefelex.com

How to create an account?
How to create a client?
Manage a customer profile
How to create a file?
Manage files
How to create a new category?
Add your billing information and% of taxes
How to create a budget?
How to create an invoice?
Create and manage tasks
How to create appointments in the calendar?
Deleting items from the recycle bin
How to create an account?

How to create an account?

1. Click on the blue button "Start for free" to create a new account and try for 30 days for free.

2. Enter the following information:

  • Company name.
  • Name and surname.
  • Email
  • Password.

3. We must read and accept "Terms and conditions" and "privacy policies" and click "Register.

4. You will receive an email to activate your account. Note that you may have receive in "spam".

5. Once we activate the account we write our email and password and click "Enter" and we can start using our free trial for 30 days.

How to create a client?

How to create a client?

  1. In the options bar click on "Clients".
  2. Click in "New Client" (upside right)
  3. Now fill the blanks of information.
  • "Company": name of the company.
  • "Name" and "Surname": main contact of the company.
  • "Email": added here the contact email.
  • "Telephone": added the telephone number.
  • "Country": added the country.
  • "Address": add your client's tax address.
  • "Identity card image": added a image of the ID of your new client.
  • "Power of attorney".
  • “Imagen de su poder”:
  • "Observations": in this field you can add any note that can be used to identify the client or important information to take into account

4. Click at save you will have created your client.

Manage a customer profile

Manage a customer profile

1. In the options bar click on “Clients”.

2. You will find a listing with the name of all your customers. On the left side you will find some options to manage your clients:

  • Green button: here you can see all the files you have for your client. You can click on "View" to obtain information about each file
  • Orange button: you can edit your customer's data from this section. You can also edit your customer data by clicking on the company name.
  • Red button: if you select this option, you will delete the client from your contacts. You can recover the data in the "Trash" in the options bar.

3. If you select a client you will be able to see all their data and, on the right side, you will be able to see their files and create the files you want.

How to create a file?

How to create a file?

1. En la barra de opciones clicka en “Expedientes”. En las diferentes columnas encontrará:
Manage files

Manage files

1. Para gestionar los expedientes vamos a clicar el expediente que acabamos de crear “Expediente 1234”.

2. Puede añadir una nueva haciendo click en “Notas” y, posteriormente, en el botón azul “Crear Nota”:

  • “Título”: para identificar fácilmente la nota.
  • “Nota”: rellena con el texto de la nota.
  • Hacer click en “Guardar” para terminar

 

 3. Para gestionar sus documentos puede hacer click en “Archivos”:

-Puede crear una carpeta para gestionar los archivos haciendo click en el botón verde “Crear Carpeta”:

-Ahora puede subir archivos a Nefelex de su ordenador para gestionar toda la documentación de su despacho de abogados y ordenarlo en carpetas.

  • Puede hacerlo haciendo click en el botón azul “Subir Archivo”.
  • Ahora dele a “Seleccione archivo” y busque el documento que quiera subir.
  • Por último, haga click en el botón verde “Subir”

 

4. Para ver Presupuestos o Facturas haga click en “Presupuestos/Facturas”. Aquí puede crear carpetas y subir archivos como explicamos en el apartado anterior.

 5. Si deseamos editar el estatus de algún expediente en concreto, podemos hacerlo haciendo click en el botón azul de dicho expediente. Desde aquí podemos cambiar de “En proceso” a “Finalizado”. Debe seleccionar “Guardar” para que se guarden correctamente los cambios.

6. Puede utilizar el buscador para encontrar expedientes por título, cliente o categoría

How to create a new category?

How to create a new category?

1. Primero debemos irnos a “Expedientes”.

 2. Una vez allí debe clickamos en el expediente que queramos y seleccionamos en la parte de abajo en un botón verde “+Agregar Categoría”.

3. Podemos asignar una categoría, crearla o ver todas las categorías y elegir una:

  • Podemos crear, por ejemplo, una Categoría y denominarla “Penal”, seleccionamos “Crear Categoría” y nos saldrá un recuadro en la esquina derecha en el que pondrá “Categoría Agregada” para avisarnos de que ha sido creada con éxito.
  • Si nos vamos a “Listado de Categorías” podremos ver todas las que hemos creado.
  • Asignamos una categoría y seleccionamos el botón verde “+Asignar al Expediente”.

 4. Si queremos eliminar una categoría solo tenemos que hacer click en la “x” ubicada al lado de la categoría.

5. Ahora, si desea buscar expedientes por categorías solo tiene que ir a “Expedientes” y seleccionar la categoría que está buscando en la parte superior.

Add your billing information and% of taxes

Add your billing information and% of taxes

1. Abrimos nuestro perfil en la parte derecha de arriba donde pone nuestro nombre, en este caso “Angel Flores”.

2. Si hacemos click en “Mis datos” podemos:

  • Cambiar nuestros datos: nombre, empresa, email o contraseña. Debemos hacer click en “Actualizar” para que se guarden los datos correctamente.
  • Agregar una nueva contraseña para la papelera. Recordamos que todos los documentos que se borren quedarán guardados en la Papelera durante x días y después se eliminarán permanentemente, pero podemos eliminarlos antes si introducimos la “Contraseña de Papelera”. Debemos hacer click en “Guardar” para que se guarden los datos correctamente.
  • Incluir los impuestos aplicables. Debemos hacer click en “Guardar” para que se guarden los datos correctamente.
  • Añadir un logo de la empresa que tengamos en guardado en el ordenador. Debemos hacer click en “Guardar” para que se guarden los datos correctamente.

3. También podemos hacer click en “Mi suscripción” para:

  • Añadir los datos de facturación. Recuerde seleccionar “Actualizar” para guardar los datos correctamente.
  • Obtener información de nuestro plan.
  • Cambiar las opciones de pago.
  • Añadir un cupón de descuento.
How to create a budget?

How to create a budget?

How to create an invoice?

How to create an invoice?

1. Abrimos “Facturación” en la barra de opciones del lateral y clickamos en “Factura”.

2. Seleccionamos el botón azul ubicado en la parte superior derecha “Nueva Factura”.

  • Seleccionamos el cliente
  • Elegimos el expediente (esto es opcional)
  • El número de Factura se genera automáticamente.
  • Fecha Factura: la seleccionamos en el calendario desplegable que nos aparece.
  • Fecha vencimiento: la seleccionamos en el calendario desplegable que nos aparece.
  • Asunto
  • Agregar servicio: elegimos el nombre del servicio, la cantidad y el importe. También podemos seleccionar la casilla de impuestos para que se aplique los impuestos correspondientes.
  • Notas: añadimos información adicional como la forma de pago.
  • Términos y condiciones: que regirán el contrato.

 

3. Debemos clickar en “Guardar” y confirmar la acción en la pestaña que se abre y ya tendríamos la factura creada.

4. En el lado derecho encontramos diferentes botones para diferentes acciones

  • Botón 1: para visualizar la factura en una nueva pestaña.
  • Botón 2: para editar el presupuesto.
  • Botón 3: para borrar la factura.
Create and manage tasks

Create and manage tasks

How to create appointments in the calendar?

How to create appointments in the calendar?

1. Abrimos “Calendario” en la barra de opciones del lateral.

2. Seleccionamos “+Agregar Cita” y rellenamos las casillas

  • “Nombre de la cita”: para identificar rápido la cita.
  • “Color”: para diferenciar las citas en el calendario.
  • “Fecha”: selecciona el día del mes en el que se producirá la cita.
  • “Hora inicio”: teclee la hora a la que empiece su cita.
  • “Hora fin”: teclee la hora a la que acabe su cita.
  • “Descripción”: más detalles sobre la nueva cita.

3. Clickamos en “Guardar”.

4. Si seleccionamos la cita en el calendario podremos:

  • Borrar la cita haciendo click en la papelera.
  • Editar la cita dándole al botón “Editar”. Se podrá cambiar el nombre, hora, fecha… o eliminar la cita.
Deleting items from the recycle bin

Deleting items from the recycle bin

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